Software de gestión de obras: partes de trabajo, control de costes, certificaciones y Libro de Subcontratación

Un software de gestión de obras cubre lo que ocurre entre la firma del contrato y la liquidación: registrar qué se ha hecho, qué ha costado, qué se puede certificar y quién lo ha ejecutado. La clave es que los datos se introduzcan en la obra y en el momento, y que lleguen a la oficina con la misma estructura del presupuesto. Se apoya en el programa de presupuestos de obra y se conecta con el ERP para construcción cuando la empresa gestiona varias obras. Es una de las piezas del conjunto de software para empresas de construcción.

Funciones que debe cubrir

Subcontratación: lo que exige la Ley 32/2006

La subcontratación en construcción es el punto donde el software de gestión choca con la ley, y conviene separar lo que la norma obliga de lo que la herramienta puede ayudar a hacer.

Qué obliga

1. Libro de Subcontratación. El artículo 8 de la Ley 32/2006 obliga a cada contratista a disponer de uno en cada obra incluida en su ámbito; debe permanecer en la obra en todo momento y recoge, cronológicamente, cada subcontratación con su nivel, empresa comitente, objeto, personas responsables, fechas de entrega del plan de seguridad y salud, instrucciones del coordinador y aprobaciones de la dirección facultativa para subcontrataciones excepcionales.
2. Habilitación y llevanza. El Real Decreto 1109/2007 establece que la autoridad laboral del territorio donde se ejecuta la obra habilita el libro (art. 14) y que el contratista debe mantenerlo en orden y al día, anotando cada subcontrato por orden cronológico y antes del inicio de los trabajos (art. 15).
3. Conservación y comunicaciones. El contratista lo conserva en la obra hasta que termina el encargo del promotor y después durante los cinco años posteriores a la finalización de su participación; tras cada subcontratación debe comunicarlo al coordinador de seguridad y salud y a los representantes de los trabajadores de las empresas afectadas (art. 16). En edificación, al terminar entrega una copia al director de obra para el Libro del Edificio.
4. Niveles de subcontratación. El artículo 5 de la Ley 32/2006 permite que el primer y el segundo subcontratista subcontraten y prohíbe hacerlo al tercero y al trabajador autónomo; por causas justificadas, la dirección facultativa puede autorizar un nivel adicional, que debe constar en el libro y comunicarse en cinco días hábiles al coordinador, a los representantes de los trabajadores y a la autoridad laboral.
5. Requisitos de las empresas. El artículo 4 exige a contratistas y subcontratistas organización productiva propia, recursos humanos con formación preventiva y organización preventiva adecuada, y la inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas (REA), regulado en el Real Decreto 1109/2007.

Qué puede hacer el software

Un buen programa de gestión de obras puede mantener ordenados los datos de cada subcontrato (empresa, nivel, objeto, fechas, personas responsables), asociarlos a las certificaciones y facilitar su volcado al libro. Lo que no puede hacer es sustituir el Libro de Subcontratación habilitado por la autoridad laboral. Si piensa llevarlo en formato digital, confirme antes con la autoridad laboral competente de su comunidad autónoma que ese soporte es admitido.

Partes de trabajo y control de costes

El parte de trabajo es el dato de partida del control de costes, y su calidad determina la del resto. Para que sirva debe permitir imputar cada hora y cada recurso a una unidad de obra de la misma estructura del presupuesto. El resultado es una comparación continua entre presupuestado, producido y gastado, con alertas cuando una partida se desvía. Los programas que enlazan presupuesto y ejecución describen este flujo de formas distintas; véanse los ejemplos más abajo.

Certificaciones

La certificación valora la obra ejecutada frente al contrato, tanto hacia el cliente como hacia los subcontratistas. Debe partir de la producción registrada y no de un cálculo aparte en una hoja de cálculo; si el programa permite certificar desde el mismo presupuesto, las diferencias entre lo ejecutado y lo cobrado se ven al instante. Cuando el proyecto está modelado, parte de las mediciones puede salir de software BIM.

Ejemplos con funciones verificadas

Se citan como ejemplo de lo que describe cada fabricante en su web, sin ranking ni recomendación:

• Procore. Se presenta como software de gestión de la construcción: preconstrucción (estimaciones, ofertas, presupuestos), administración de proyectos con aplicación móvil que conecta la obra con la oficina, y un módulo de calidad y seguridad que reúne registros diarios, inspecciones e incidentes. Su web indica más de 500 integraciones a través de su mercado de aplicaciones.
• Presto (RIB Software). Su fabricante describe una fase de ejecución que gestiona certificaciones y producción, detecta desviaciones y controla el coste con el método del valor ganado, además de enlazar cronograma y presupuesto.
• Cegid Sigrid. Es un ERP que, según Cegid, imputa automáticamente partes de trabajo, hojas de gastos, albaranes y facturas a cada obra, asocia certificaciones a cada unidad de obra y genera proformas para subcontratistas a partir de la producción indicada por el jefe de obra.
• Odoo. Su página de construcción describe un panel de proyecto con planificación de turnos de empleados y materiales, partes de horas desde escritorio o móvil, seguimiento de gastos y análisis de rentabilidad por tarea.

Cómo elegir

1. Empiece por el parte de trabajo: si el jefe de obra no lo usa, nada de lo demás funcionará.
2. Pruebe en una obra real, con partes, albaranes y certificaciones, y compare el resultado con su control actual.
3. Pregunte por la subcontratación: qué datos de cada subcontrato guarda, si controla niveles y qué documentación asocia.
4. Exija que use la estructura de su presupuesto, con importación desde BC3.
5. Valore el uso sin conexión, porque la cobertura en obra no siempre es fiable.
6. Defina quién valida los datos antes de certificar.